Naar de inhoud
Bekijk Sluitr AI in actie →

Sluitr AI

Veiligheid bij Sluitr AI

Veiligheid staat voorop.

Je werkt met vertrouwelijke klantdossiers. Daarom heeft veiligheid bij Sluitr AI prioriteit. Met duidelijke grenzen voor toegang, gegevensgebruik en de acties die AI mag uitvoeren.

Bespreek jouw veiligheidsvragen

Vertrouwelijke gegevens.
Duidelijke grenzen.

Sluitr AI kan accountgegevens, berichten, documenten en dossierstatussen verwerken voor de afgesproken uitvraag en documentcontrole. Vraag alleen de gegevens op die nodig zijn voor je opdracht en kies bewust welke kanalen en koppelingen je gebruikt.

We verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertentiedoeleinden. Voor hosting, opslag, authenticatie en AI kunnen externe diensten betrokken zijn. De afspraken met die partijen, inclusief gegevensgebruik voor AI-training, moeten per inrichting worden beoordeeld.

Wat we vóór de start
afspreken.

Techniek en afspraken horen bij elkaar. Leg deze punten vóór ingebruikname vast, passend bij de diensten en koppelingen die jouw kantoor gaat gebruiken.

Verwerking en geheimhouding
Verwerkt Sluitr AI persoonsgegevens namens je kantoor? Leg de afspraken dan vast in een verwerkersovereenkomst: doel, gegevenssoorten, looptijd, verantwoordelijkheden, geheimhouding, ondersteuning bij privacyverzoeken en mogelijkheden om de afspraken te controleren.
Leveranciers en datalocaties
Breng de ingeschakelde leveranciers en subverwerkers in kaart, inclusief AI- en communicatieleveranciers. Bevestig opslag- en verwerkingslocaties en waarborgen bij doorgifte buiten de EER. Leg ook toestemming voor subverwerkers en wijzigingen daarin vast.
Gebruik van AI
Spreek af welke gegevens naar welk model gaan, hoelang invoer en antwoorden worden bewaard en of gegevens voor modeltraining mogen worden gebruikt. Beoordeel dit per leverancier, koppeling en instelling.
Toegang en technische beveiliging
Leg persoonlijke accounts, medewerkersrechten, tweestapsverificatie en beheertoegang vast. Bevestig ook hoe versleuteling tijdens transport en opslag, beveiligingsupdates en loggegevens zijn geregeld.
Bewaren, teruggeven en verwijderen
Bepaal bewaartermijnen per gegevenssoort en doel, rekening houdend met toepasselijke wettelijke plichten. Spreek export, teruggave en verwijdering bij beëindiging af, inclusief de afhandeling van back-ups.
Continuïteit en wijzigingen
Maak concrete afspraken over beschikbaarheid, onderhoud, back-upfrequentie, herstel en hersteltests. Leg ook vast hoe belangrijke wijzigingen worden getest, aangekondigd en zo nodig teruggedraaid.
Incidenten en contact
Spreek af wie een incident meldt, wie binnen je kantoor bereikbaar is en welke informatie wordt uitgewisseld. Leg de meldroute en ondersteuning bij onderzoek, herstel en eventuele wettelijke meldingen vast.

Zorgvuldig werken
als accountantskantoor.

De vertrouwelijkheid van je klantdossiers en je professionele oordeel blijven belangrijk bij het gebruik van AI. Neem deze punten mee in de werkwijze van je kantoor.

  1. Neem vertrouwelijkheid mee in je leveranciersbeoordeling

    Betrek Sluitr AI bij je privacy- en leveranciersbeoordeling. Neem externe ondersteuning mee in de geheimhoudingsafspraken en leg vast wie gegevens mag delen of inzien.

  2. Maak onderscheid tussen compleet en inhoudelijk beoordeeld

    Een compleet aangeleverd dossier is niet automatisch fiscaal of vaktechnisch juist. AI kan informatie verkeerd begrijpen. Laat relevante inhoudelijke conclusies en uitzonderingen door een bevoegde medewerker beoordelen.

  3. Beperk wat je opvraagt en verstuurt

    Verwerk een BSN of kopie van een identiteitsbewijs alleen als dat voor de opdracht nodig en toegestaan is. Controleer vóór verzending de klant, ontvanger, periode en bijlagen. Houd toegang actueel bij functiewijziging of vertrek.

  4. Beoordeel de inzet voordat je opschaalt

    Test een herkenbare uitvraag, ook met ontbrekende of onjuiste stukken. Leg de gewenste controles en beoordelingen vast. Beoordeel de privacyrisico’s en voer een DPIA uit als de verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert.

Goed om te weten.

Waar worden de gegevens van mijn kantoor verwerkt?

De betrokken partijen en locaties hangen af van de gekozen diensten en koppelingen. Laat vóór gebruik bevestigen waar gegevens worden opgeslagen én verwerkt, wie toegang kan hebben en welke afspraken gelden. Een Europese serverlocatie betekent niet automatisch dat alle verwerking binnen de EER blijft.

Hoe beoordeel ik een ISO-certificaat of auditverklaring?

Controleer de organisatie, de dienst, de reikwijdte en de geldigheid van het bewijs. Een certificaat van een datacenter is niet automatisch een certificaat van Sluitr AI. Deze pagina doet geen claim dat Sluitr AI zelf ISO 27001-gecertificeerd is.

Wie meldt een datalek?

Een verwerker informeert de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging na kennisname van een datalek. De verantwoordelijke beoordeelt of melding nodig is. Is dat zo, dan meldt die zonder onredelijke vertraging en zo mogelijk uiterlijk binnen 72 uur na kennisname bij de toezichthouder. Leg daarom vooraf een bereikbare meldroute en contactpersonen vast.

Vervangt deze pagina de afspraken met ons kantoor?

Deze pagina geeft uitleg over onze aanpak en de onderwerpen die vooraf moeten worden vastgelegd. De concrete dienstverlening, beveiligingsmaatregelen, verantwoordelijkheden en eventuele serviceniveaus horen in de afspraken die op jouw kantoor en inrichting van toepassing zijn.

Samen de juiste afspraken maken

Jouw kantoor.
Jouw beveiligingseisen.

We bespreken graag de gegevensstromen, verantwoordelijkheden en beveiligingseisen van jouw kantoor.

Stel je veiligheidsvraag

Iets gezien dat niet klopt?

Meld een mogelijk beveiligingsincident via ons bestaande contactadres.

Meld een beveiligingsincident

Deel in je eerste melding geen klantstukken of wachtwoorden. Beschrijf wat je hebt gezien en hoe we je kunnen bereiken.